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O passo a passo de uma reunião de negócios efetiva

Se você vem acompanhando nossos últimos posts, já acompanhou como gerar leads, como qualificar e priorizar as suas oportunidades, e como desenvolver e utilizar um playbook de vendas. Agora, vem uma terceira etapa: a reunião de negócios. Dependendo do seu processo comercial, pode ser que a sua reunião de negócios seja composta por dois momentos. Em primeiro lugar, um diagnóstico aprofundado do que foi verificado na pré-venda/primeiro contato. E, em segundo, da apresentação da sua proposta e da sua solução.

Vejo muitas empresas que gastam muita energia e dinheiro para fazer uma reunião de apresentação, de terem a chance de chegar frente a frente com um potencial cliente qualificado e, no final, enviam uma proposta por e-mail, sem deixar claro qual o próximo passo.

No texto dessa semana, vamos investigar a fundo como fazer uma reunião de negócios eficaz.

OBJETIVO DA REUNIÃO DE NEGÓCIOS

Primeiramente, para ter uma reunião de negócios bem sucedida, você precisa saber qual o seu objetivo com ela. Sua reunião é para obter um diagnóstico? É para apresentar a empresa? Ou para apresentar uma proposta? O que é?

E já adianto que reuniões para “apresentar a empresa” são pouco consultivas. Lembre-se do médico em uma consulta. Ele não começa falando toda a história profissional dele. Mas te pergunta o que o levou àquela consulta (na maioria dos casos). Contudo, não estou dizendo que em nenhum momento você vai apresentar a sua empresa ou falar dos seus cases. Apenas tenha em mente que esse objetivo geralmente é posterior ao diagnóstico.

Assim, essa etapa vai ser útil inclusive quando você estiver cara a cara com o seu potencial cliente. Mas já vamos falar sobre isso.

PREPARAÇÃO PARA A REUNIÃO DE NEGÓCIOS

Agora que você já sabe qual o seu objetivo nessa reunião, é hora de se preparar para ela.

Portanto, vejamos o que eu considero uma boa preparação para uma reunião:

  1. Se foi você quem fez a ligação com o primeiro contato, você já deve ter entrado no site e redes sociais do lead. Se não foi ainda, esse é o momento.
    1. O que eles falam no “sobre a empresa”? O que eles falam sobre a “história da empresa”? 
    2. É um site fácil de mexer e entender?
    3. O lead tem Linkedin? Qual é o histórico profissional dele? O que ele já fez?
    4. O que essa pessoa tem compartilhado nas redes sociais? Seja Linkedin, seja Facebook.
  2. Se você já tiver histórico de clientes, quais foram os resultados que você conseguiu com o segmento desse lead? Quais foram os maiores casos de sucesso? Sobretudo, procure números, dados concretos. Se for pessoa física, quais perfis você já atendeu e quais podem se encaixar com esse potencial lead? E que resultados você conseguiu com ele?
  3. Em seguida, determine quanto tempo você precisa para cada uma das reuniões de negócios. E coloque uma margem de sobra, porque isso é muito importante. Afinal, se você estiver com pressão de cumprir horário, tudo pode ir por água abaixo, porque você vai pular etapas. Aprendi isso através da dor, perdendo vendas. É o gatilho da urgência trabalhando contra você. Perder oportunidade porque a reunião acabou se estendendo, e você tinha outro compromisso, dá uma sensação de inconformidade horrível.
  4. Mais ainda, calcule quanto tempo leva para chegar no potencial cliente. E com trânsito? Qual é o melhor caminho? Tenha isso planejado para se manter dentro do horário.
  5. Finalmente, se quiser estar extremamente bem preparado para a reunião, estruture o que você irá conversar e simule com o seu gestor/equipe. Assim, você consegue cobrir diversos cenários que possam aparecer, com feedback de como lidar com eles. Isso reduz bastante a ansiedade e te deixa mais seguro do melhor caminho a tomar.

FAÇA O MÍNIMO ESPERADO

Em resumo, a preparação ajuda você a ser pontual no seu compromisso! E saiba que, às vezes, o potencial cliente espera isso. Eu digo “às vezes” pois, em determinados segmentos, a pontualidade não é TÃO importante. Mas, em todos os casos, a pontualidade tem a ver com o respeito e com a imagem que você deseja passar ao seu potencial cliente. Principalmente na primeira reunião com horário agendado. Então, lembre-se, só existe UMA primeira impressão. Não estrague tudo chegando atrasado.

Mais ainda, separe tudo que você precisa levar, entregar ou apresentar no dia anterior. Assim, você reduz o potencial risco de esquecer algo na última hora, e de se mostrar ansiedade frente ao potencial cliente com o clássico: “eu tenho um material muito legal, mas ficou no escritório”.

UM PASSO A PASSO DE UMA REUNIÃO DE NEGÓCIOS

Com todo o planejamento feito, pesquisa sobre o lead, e tudo ajeitado para a reunião acontecer, é a hora de executar a sua reunião.

Por isso, eu trago aqui um esqueleto de reunião de negócios, que envolve tanto o diagnóstico quanto a apresentação de uma possível solução. Contudo, perceba que, dependendo do seu processo comercial, pode ser que você tenha esse processo quebrado em duas reuniões específicas (ou até mais). Assim, quanto mais complexa a sua solução, principalmente quando falamos de projetos, e quanto maior os seus potenciais clientes, provavelmente estará lidando com mais de uma reunião de negócios.

1. Cumprimento

Antes de mais nada, talvez essa não seja necessariamente uma primeira etapa. Na verdade, o cumprimento é aquela conversa inicial, normalmente enquanto estão se dirigindo para o local da reunião ou, ainda, enquanto você está preparando o material para a apresentação. Essa etapa serve para gerar uma conexão com o seu interlocutor ou, no jargão das vendas, gerar rapport (uma relação respeitosa). 

Portanto, coloquei ela aqui como uma primeira etapa para que você não esqueça. Afinal, vendas é um processo, e por isso envolve ações e timing preciso. E, como todo processo, também envolve as pessoas e a vontade delas de fazerem negócio com você. Então, vai ser bem difícil fechar um negócio se o potencial cliente estiver olhando para você e pensando “eu não gostei desse cara”. Mesmo que você atenda todas as necessidades dele. É humano!

Por isso, tudo que você pesquisou sobre o lead pode ajudar na construção de rapport. Pense no que e como você pode abordar para se conectar rapidamente e fazer o lead gostar de você. Isso também ajuda a evitar temas polêmicos.

Particularmente, eu gosto de conversar um pouco sobre a história da pessoa na empresa, de como ela começou ali etc. Se ela tiver uma formação acadêmica específica, demonstro curiosidade por isso também. Afinal, demonstrar interesse no outro é uma forma clássica de construir rapport.

E, além dos temas, há alguns outros pontos que podem ajudar na construção do rapport, como:

  • ter um sorriso agradável e sincero;
  • tom de voz ameno;
  • ser educado;
  • apresentação pessoal (se vestir bem, estar bem cuidado na aparência);
  • estar focado na reunião de negócios;
  • linguagem e estilo de comunicação;
  • entusiasmo.

2. Objetivo

Em seguida, uma forma para ter controle da reunião de negócios é estabelecer as etapas logo no começo da conversa. A sua reunião não tem que ser como em um livro do Sherlock Holmes ou da Agatha Christie. Portanto, deixe claro quais são as etapas daquela conversa. Não só isso ajuda a ter o controle da conversa, quanto auxilia ao final da reunião, quando se estabelecem os próximos passos.

Por exemplo, no início da reunião de negócio, diga:

“Fulano, o objetivo dessa minha conversa é entender um pouco da sua realidade e de como funciona X na sua empresa. Depois disso, se fizer sentido, podemos decidir juntos qual seriam os próximos passos. Tudo bem? E tem algo que você queria que eu conversasse com você que eu não falei aqui?”

“Sim, tem um assunto sim…”

“Entendi. Então vamos fazer o seguinte, eu vou fazer algumas perguntas para entender melhor sobre a sua realidade e sobre essa questão. No final disso, nós verificamos juntos se faz sentido continuar, o que acha?!”

3. Diagnóstico

Em terceiro lugar, temos o diagnóstico. Em uma reunião de negócios, o diagnóstico é semelhante ao de uma consulta médica. Nesta etapa, é preciso que esta frase esteja sempre na sua cabeça: “quanto mais o seu potencial cliente estiver falando, mais próximo você estará da venda”. Isso serve para que você não caia na besteira de começar a falar da sua solução, da sua empresa, desconectado de tudo que está sendo dito pelo interlocutor. Enfim, escute! Faça perguntas! Seja curioso.

Uma forma bastante efetiva de trabalhar o diagnóstico é através de perguntas com contexto, além de perguntas que tenham um motivo de serem colocadas. Pois existem informações que são difíceis de se conseguir se for em forma de pergunta direta, tipo, “quanto você ganha hoje?”. Contudo, imagine a seguinte sequência de perguntas:

Contexto: “Fulano, eu observo muitas pessoas que ganham uma média de x a y mil reais e que não tem um plano de aposentadoria adequado ao seu recebimento.”

Pergunta: Me diz, quanto você ganha hoje? 

Motivo: Eu pergunto isso pois vai me ajudar a entender que tipo de planos de aposentadoria são mais interessantes para a sua faixa de rendimento.

Assim, esse procedimento ajuda a educar o seu potencial cliente, tornando esse diagnóstico uma conversa (e não um questionário ping-pong). Além disso, através desse procedimento, você consegue informações que talvez não conseguiria se somente perguntasse de forma mais direta.

Em um post sobre melhores livros de vendas, trazemos o livro Spin Selling, de Neil Rackham, que ajuda a treinar as suas perguntas de diagnóstico. De forma breve, os supervendedores utilizam uma cadeia de perguntas para conseguir diagnosticar melhor e obter a venda. Assim, não importa se a pergunta é aberta ou fechada, mas o teor da pergunta e como ela é feita. Conforme o livro, SPIN é uma sigla para uma sequência de perguntas.

S – entendendo a situação

Primeiramente, a letra S representa as perguntas de situação, que verificam algumas premissas básicas antes de avançar na conversa. Por exemplo: “Você tem cachorro?”

“Sim.”

“E ele fica muito tempo em casa sozinho?”

“Sim”

P – entendendo o problema

Por outro lado, a letra P representa as perguntas de problema. A partir das informações levantadas com as perguntas S, as perguntas P podem identificar possíveis dores e necessidades implícitas. Por exemplo:

“O seu cachorro tem costume de roer móveis e objetos?”

“O seu cachorro chora quando você sai de casa?”

“O seu cachorro parece estar sempre ‘amuado’?”

I – estabelecendo as implicações

Em seguida, a letra I representa as perguntas de implicação. As perguntas de implicação servem para verificar quais são as consequências negativas dos problemas identificados por P. Assim, é aqui que o potencial cliente começa a perceber o tamanho da sua dor/necessidade. Por exemplo:

“Você se sente culpado e ansioso ao sair de casa por deixar o seu cachorro sozinho e por não saber como vai estar a sua casa ou como ele vai estar?”

“Você acredita que os comportamentos do seu cachorro demonstram que ele tem uma vida feliz ou uma vida triste?”

N – determinando as necessidades

Finalmente, a letra N representa as perguntas de necessidade de solução. Para que você não termine com perguntas negativas e, mais ainda, para ajudar o potencial cliente a deixar clara a necessidade dele/dela. Então, é aqui que entram perguntas com um teor mais positivo. Por exemplo:

“Se o seu cachorro passeasse uma hora por dia, você acha que ele reduziria esse comportamento?”

“Se você tivesse um cachorro mais feliz, como isso impactaria na sua vida?”

4. Recapitulação

Nessa etapa da reunião de negócios, você retoma o que foi conversado, principalmente usando as palavras e expressões usadas pelo lead. Dessa forma, você está concretizando tudo que foi diagnosticado, além de confirmar que você entendeu corretamente.

“Fulano, pelo o que conversamos, eu entendi que a sua situação é tal, que você entender que tem gargalos X, Y, Z e que poderia resolver com A,B,C.

Entendi correto? Tem mais alguma coisa que eu não falei aqui?!”

Contudo, se a sua reunião de negócios envolver um segundo encontro, o final dela ficaria mais ou menos assim:

“Fulano, pelo o que conversamos aqui acredito que podemos te ajudar. Como falei no início, acredito que faça sentido nós avançarmos e agendar uma conversa sobre a solução a, b,c com o gerente de XY. O que acha de semana que vem, dia tal, horário tal?”

5. Apresentação da solução

Finalmente, se você chegou até aqui com um potencial cliente curioso, atento, inclinado para você, é a hora que todo vendedor espera! É a hora de falar dos benefícios da sua solução! Mas cuidado! Pois para fazer realmente sentido e conectar o problema do cliente com a sua solução, você precisa encaixar os seus benefícios com o que você recapitulou dos problemas.

“Fulano, pelo o que eu entendi, a minha recomendação para o seu problema X seria fazer A, como já fizemos com uma empresa semelhante a sua e os resultados lá foram esses. Você concorda que essa seria a melhor opção?”

Importante: se você qualificou da maneira correta o seu lead, se você entende que ele tem o perfil adequado para a sua solução, se o diagnóstico foi feito corretamente, é nessa etapa da reunião de negócio que a sua comunicação deve ser clara e assertiva. Portanto, você precisa identificar de forma explícita, junto ao lead, as condições da proposta. Além disso, você deve trabalhar com as objeções que possam surgir, mas esse assunto fica para outro post.

6. Estabelecimento de micro compromissos

Nesse ponto, tanto você quanto o potencial cliente entendem que o caminho ideal é dar sequência na venda. E, para que exista um controle do que é esperado, é muito importante estabelecer micro compromissos junto ao potencial cliente. Portanto, envie números, relatórios, dados, pré-agende uma reunião etc. Assim, cada um desses micro compromissos vão demonstrar que existe interesse em avançar. Além disso, sempre, sempre – sempre! – coloque um prazo para a atividade!

“Fulano, já que nós percebemos que a solução atende às suas necessidades e que temos uma boa previsão de resultados, o próximo passo seria vocês me passarem os dados da empresa de vocês para escrevermos o contrato. Acredito que até dia x eu tenho ele em mãos. Posso voltar no dia tal com o contrato, pode ser?”

CONCLUSÃO

Em síntese, você percebeu que, se montar um passo a passo da sua reunião de negócios, você tem uma boa parte do seu playbook de vendas? Se não viu o post sobre o playbook volte dois posts e confira!

Afinal, entender quais são os passos da sua reunião ajuda você a treinar outras pessoas da sua equipe no processo que melhor funciona para você!. Mas não só isso, ajuda também a reduzir o estresse e ansiedade, pois se tudo que deve ser feito está descrito, o medo e receio de esquecer se reduzem ao máximo! Finalmente, você consegue facilitar o entendimento da equipe de quais etapas deveriam ter sido melhores em cada uma das vendas.

Como resultado desse processo, você pode compreender melhor sua equipe. Por exemplo, que um vendedor constrói rapport melhor, mas pula a etapa de diagnóstico. E, que um vendedor que faz um diagnóstico incrível, mas pula a recapitulação. Assim, facilita muito para você entender o que precisa melhorar no seu processo e de assuntos nos treinamentos.

Tem alguma outra dúvida sobre esse processo específico? Deixa aí nos comentários! E quer descrever e desenvolver melhor o seu processo de reunião de negócios? Fale com um dos nossos consultores! A Estude Vendas está aqui, a todo momento, para ajudar você a alcançar seus objetivos!

Até a próxima!

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