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Gestão de tempo e Organização

Quem nunca teve aquela sensação de trabalhar o dia inteiro e, no fim do dia, perceber que ainda restam muitas tarefas pendentes? Ou, quando chega o final de semana, você percebeu que muitas das coisas importantes que deveriam ter sido feitas, ficaram – mais uma vez – para a semana seguinte? Se esse é o seu caso, com certeza este artigo poderá te ajudar de alguma forma. E, se você é da área de vendas, mais ainda.

Afinal, é muito comum encontrarmos pessoas com dificuldade de organização e gestão de tempo na área de vendas. Isso acontece porque herdamos do modelo de vendas tradicional o “mito” de que um bom vendedor é ótimo com pessoas e ruim com processos. É um resquício do modelo de vendas tradicional. Assim, o perfil do bom vendedor é aquele mais comunicativo, com ótima lábia e muitos amigos, mesmo que seja mais bagunçado, certo? Errado!!

 Você, que acompanha o blog, sabe que um bom vendedor precisa de disciplina, organização e técnica. E não só para ter ótimos resultados, mas para ser, enfim, um bom vendedor. Portanto, ele ou ela devem ser conscientes de uma boa organização e gestão de tempo. não é diferente.

Para tanto, existem algumas metodologias e ferramentas que podem nos ajudar e muito. Vou compartilhar com vocês algumas dicas que utilizo e que funcionam muito bem:

Tic-tac! Tanto tempo para fazer tão pouco, não é?

1. Gestão de tempo exige priorização!

Antes de mais nada, um ponto importantíssimo para realizar uma gestão de tempo eficiente é saber quais tarefas devem ser priorizadas. Da mesma forma que definimos critérios para priorizar os leads que iremos dedicar mais energia tendo em vista potencial de fechamento. Ou seja, leads que vão trazer um resultado maior.

Para isso, precisamos definir critérios de priorização das atividades. Normalmente, esse é o primeiro passo para quem trabalha muito e, no fim do dia, ainda tem muito trabalho ainda a ser feito. Essa sensação de “pouco tempo” é decorrência de muito tempo dedicado em tarefas não prioritárias. Ou seja, é aquela velha história: “Não há nada tão inútil quanto fazer bem algo que não deveria ter sido feito”, já diria Peter Drucker (1909-2005), o “pai” da Administração. 

Então, uma ferramenta simples e fácil de usar para a priorização de tarefas é a Matriz de Eisenhower. A matriz se resume em entender a importância e a urgência das atividades para decidir o que será feito. Primeiramente, deve-se entender a diferença entre importante e urgente.

2. Gestão de tempo do que é importante e do que é urgente

Então, vamos lá. É preciso decidir o que é importante e separar do que é urgente. Este é um dos primeiros passos para se elaborar uma sólida gestão de tempo. Por exemplo:

Importante:

Tarefas importantes são aquelas que contribuem diretamente para os seus objetivos e, normalmente, possuem um prazo maior para entrega. Ou seja, não precisam de atenção imediata. Contudo, precisam ser realizadas! Então, com um bom planejamento e execução, a entrega é feita com qualidade. Se não for planejada, a tarefa importante fica para última hora e se torna urgente.

Exemplo: falar com seu gerente sobre uma negociação que vai acontecer daqui duas semanas é importante, mas não urgente. Você precisa falar sobre isso, mas não precisa ser agora. 

Urgente:

Tarefas urgentes normalmente exigem atenção imediata, pois – se não resolvidas rapidamente – podem ter consequências nada agradáveis. A urgência também pode acontecer em função de um prazo estabelecido que está (muito) próximo.

Exemplo: falar com seu gerente sobre uma negociação importante que vai acontecer hoje! Se você não se programou para falar com antecedência, vai precisar correr para resolver as pendências e, provavelmente, falar com o cliente sem muito planejamento.

E aqui vai uma dica de ouro para a gestão de tempo e organização do seu processo de vendas. Frequentemente recebemos demandas enquanto estamos em outras reuniões, ou prestes a iniciar outras atividades. Como definir o que ali é urgente ou importante?

Um exercício que faço para definir a urgência de uma tarefa é perguntar: “Vai fazer diferença se eu falar sobre isso / fazer esta tarefa em 1 hora?”. Mais ainda, eu reflito: “Quais são / serão os impactos?”. Assim, pensando nisso, fica fácil definir a importância e a urgência das demandas de última hora, que acabam tomando boa parte do nosso tempo.

Agora, sabendo melhor a diferença de importante e urgente, vamos para a Matriz de Eisenhower.

3. Gestão de tempo e a matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower é uma excelente ferramenta para a gestão de tempo e para a construção de processos organizados. Em resumo, ela é dividida em quatro quadrantes. Vamos entendê-los aos poucos: 

A matriz de Eisenhower

Q1 – Importante e Urgente: Faça agora!

Se é uma tarefa importante, contribuindo diretamente com seus objetivos, e urgente, com prazo definido ou consequências graves se não resolvida, só há uma solução. Pare o que está fazendo e resolva o problema imediatamente! Afinal, deixar de dar atenção para o que é importante e urgente pode fazer com que você perca ainda mais tempo. Porque no futuro você terá que lidar com as consequências e ainda continuar distante dos objetivos estabelecidos.

Q2 – Importante e Não Urgente: Decida quando fazer, mas faça!

Se a tarefa é importante e não urgente, programe a resolução na sua agenda. Pois, se não deixar programado, é grande a chance de você esquecê-la e ela se tornar urgente! Portanto, assim que receber uma demanda que é importante e não urgente, faça o seguinte. Pare o que está fazendo, decida quando irá fazer, e programe em sua agenda. Aqui vale utilizar ferramentas como Google Calendar, Trello, Evernote. E, quando terminar, volte sua atenção para o que estava fazendo, normalmente. 

Q3 – Não importante e Urgente: faça no menor tempo ou delegue

Isso significa que aqui existe uma atividade emergencial que precisa ser resolvida em um curto espaço de tempo. Contudo, ela não necessariamente vai contribuir com os seus objetivos e metas. Então, a dica que eu dou é a seguinte: se a tarefa demora até 2 minutos, pare o que está fazendo e faça. Livre-se disso o quanto antes! Lembre-se que, por mais que a tarefa não seja importante, ela é urgente. Assim, ela pode ter consequências se não for resolvida logo, não é? Mas, se a resolução demorar mais do que 2 minutos, delegue para outra pessoa. Finalmente, se a tarefa não contribui com o seu objetivo e é urgente, certamente estará atrelada com o objetivo de outra pessoa, que precisará priorizar a tarefa neste momento. 

Q4 – Não é importante e nem urgente: elimine!

Simples assim. Este quadrante não exige muita explicação. Mas adivinhem só onde as pessoas passam a maior parte do tempo? Aqui mesmo: na internet. Redes como Facebook, aplicativos como WhatsApp, e-mails marketing, YouTube etc. Tudo isso pode ser uma distração. Portanto, tire da sua vida tudo aquilo que não contribui com os seus objetivos! E, assim, você verá como a sensação de produtividade e dever cumprido no final do dia virá a galope! 

Bom, agora que você já conhece a matriz de Eisenhower, mantenha sempre um olho na luz do “importante e urgente”. Quando vê-la piscando, já se pergunte: “Isso é importante e urgente? O que devo fazer agora?”. Seja feliz e, claro, organizado e com tempo de sobra!

4. Gestão de tempo e o GTD

Entender o conceito de priorização de tarefas também é essencial para um bom planejamento de agenda. Essa é outra rotina importantíssima para a gestão de tempo. Porque se você não fizer um bom planejamento da sua agenda, é muito provável que lide o tempo inteiro com situações importantes e urgentes, Afinal de contas, você não se programou para executar as atividades no tempo devido, não é?

Então, a dica que eu deixo para o planejamento de agenda é utilizar o método GTD (Getting Things Done!). Em bom português, GTD quer dizer Fazer o que tem que ser feito! O objetivo desta metodologia de trabalho é minimizar o estresse e a ansiedade em relação às atividades que precisam ser feitas. E, na mesma proporção, o GTD busca aumentar a produtividade! Em uma imagem, podemos apresentar o GTD da seguinte forma:

A metodologia GTD – Getting Things Done!

1. Coletar

Anote tudo o que você precisa fazer na semana. E quando eu digo tudo, é tudo mesmo. Sem filtros. Anote projetos, obrigações, ideias, coisas que você quer fazer no seu tempo livre. Lembre-se de visitar sua família e qualquer coisa que precise da sua atenção. Este é o momento de tirar da sua cabeça qualquer preocupação e colocar no papel. Além de aliviar a sua mente para ter a tranquilidade de que tudo está ali, será ainda mais fácil de organizar para executar as ações

2. Processar

Nesta etapa, vamos organizar as atividades que coletamos e decidir o que fazer com elas. Por exemplo, usar a matriz de Eisenhower é uma excelente ideia. Assim, você vai perceber que muitas coisas serão eliminadas, algumas delegadas, e outras serão priorizadas para serem feitas o quanto antes. Finalmente, outras serão programadas para serem feitas ao longo da semana e/ou do mês. Simples, não? 

3. Organizar

Organize suas tarefas em projetos. Por exemplo: 1-Trabalho, 2-Viagens, 3-Vida pessoal. Separe por pastas e/ou blocos. Desta forma, as coisas ficarão mais fáceis de serem encontradas e isso facilitará a verificação do que precisa ser feito em cada um dos projetos. 

4. Revisar

Revise sua programação ao menos uma vez por dia para garantir que tudo aquilo que planejamos foi executado. Caso não tenha sido, garanta que tenha sido realocado. E, sempre que perceber que uma tarefa ficou para trás, não esqueça de definir uma nova data para a execução. Lembre-se sempre que, quanto mais adiamos, mais próximo de se tornar urgente a tarefa fica! Então, como o planejamento é normalmente feito uma vez por semana, é importante olhar todos os dias quais são os compromissos do dia seguinte, para evitar ruídos de horários e atrasos desnecessários. 

5. Fazer

De nada adianta um bom planejamento se não há execução, certo? Agora que já está tudo planejado, é hora de colocar a mão na massa e se tornar uma máquina de produtividade! 

5. Algumas ferramentas para auxiliar na gestão de tempo

Em tempo, gostaria de deixar algumas ferramentas gratuitas que podem te ajudar a gerir melhor seu tempo, e que eu geralmente uso: 

Google Calendar (ou algum outro calendário online)

Sugiro que seja online pois é possível baixar o aplicativo no celular para programar lembretes, garantindo ainda mais que será lembrado! Programe o tempo que cada atividade vai levar para entender o que é realmente possível de ser feito em um dia. Dessa forma, evitamos colocar mais atividades do que conseguimos de cumprir.

Trello

Esta também é uma maneira muito prática e visual de acompanhar tarefas. É uma ferramenta de gestão de projetos que deixa muito clara quais são as tarefas em andamento, as prioridades e as pessoas envolvidas. Também dá pra baixar o aplicativo no celular.

Evernote

Esta é uma descoberta mais recente da minha parte e, contudo, é a mais sensacional dos últimos tempos! O Evernote é uma ferramenta online para salvar qualquer tipo de nota. Nela, é possível criar diferentes “Cadernos” com os títulos que você quiser e, dentro de cada um, colocar várias notas diferentes. Nas notas, por sua vez, é possível incluir áudio, textos com fontes diferentes, imagens etc. Você também pode criar tarefas com uma caixa de verificação para “ticar” o que já foi concluído, além de deixar em aberto o que está pendente. Ah, e você também tem a facilidade de uma versão para celular. 

CRM

Para você que trabalha com vendas, não posso deixar de mencionar um CRM. Customer Relationship Management, ou CRM, é uma ferramenta específica para cuidar do gerenciamento de contatos com os leads, e existem várias opções no mercado. Nessa ferramente, você poderá registrar todo histórico de contato com as negociações que estão em andamento. Além disso, poderá criar tarefas para definir os próximos passos, dando um passo importante para uma efetiva gestão de tempo.

Assim, manter o CRM organizado é BÁSICO para qualquer vendedor. Se seu CRM está sempre uma bagunça, com certeza você perde tempo com retrabalho. Afinal, todos sabemos como é contraproducente ter que arrumar tarefas que ficaram acumuladas, enquanto poderia estar fazendo algo mais. Além disso, não preencher corretamente o CRM dificulta a geração de dados e métricas que poderiam ajudar a mostrar quais são os gaps que precisam de mais atenção para otimizar seus resultados. 

Conclusão

Em suma, usando metodologias e ferramentas aliadas à uma boa execução, não tem como a sua gestão de tempo dar errado, não é? E, se você tem uma boa gestão de tempo, sobra tempo para vender e produzir ainda mais, certo? E então? O que achou? Alguma dessas técnicas e ferramentas fazem sentido para você? Conta para a gente nos comentários. E, se você estiver tendo problemas na gestão de tempo da sua empresa, fale com a Estude Vendas! Nossos consultores estão mais que aptos a ajudar você e sua empresa a entrar no ritmo certo, sem atrasos ou gargalos.

E então? Que tal começar outubro com o pé direito, CRM arrumado, objetivos e prioridades definidas, para não cometer os mesmos erros de Setembro? Vamos lá?

Até a próxima!

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2 Responses

  1. Excelente artigo e dicas.

    Vendedores que atuam na rua gastam muito tempo no trânsito. Rotas otimizadas podem melhorar muito isso.
    Relacionado ao tema, gostaria de sugerir um aplicativo de roteirização para vendedores externos. é o Portatour, pode se testado gratuitamente em https://www.portatour.com

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